Каким компаниям нужен электронный документооборот?

Электронный документооборот (ЭДО) – это автоматизированный процесс передачи документации в электронном виде. ЭДО позволяет ускорить и упростить передачу информации клиентам, партнерам, государственным органам и т.д. С его помощью можно контролировать взаиморасчеты между компаниями или ее региональными филиалами.

Зачем нужно использовать ЭДО

Внедрение системы электронного документооборота в работу компании может потребоваться по нескольким причинам. Его используют для сдачи:

• бухгалтерского баланса в ФНС;
• налоговой отчетности;
• деклараций по НДС;
• отчета перед ПФ и ФСС;
• отчета в Росстат.

Все эти документы можно создавать, подписывать и отправлять в электронном виде с помощью специальных систем ЭДО. Такая возможность позволяет сэкономить время и деньги на печать, курьерскую доставку, хранение и поиск бумажных документов. К тому же электронная документация имеет юридическую силу, если она подписана КЭП.

Преимущества использования ЭДО

В первую очередь, стоит отметить уменьшение рутинной работы. Благодаря этому, снижается число ошибок, вызванных человеческим фактором. Еще один плюс заключается в том, что передача документации осуществляется по зашифрованным каналам связи. К плюсам можно отнести и прозрачность всех процессов.

Работа с ЭДО ведется быстрее, чем с бумажной документацией. Например, на отправку или получение электронного документа уйдет несколько секунд. А вот на отправку бумажных документов курьерской службой или почтой может уйти несколько дней. Более того, в СЭД можно оперативно изучить полученный договор, откорректировать его, а затем подписать. Сэкономленное время сотрудники смогут потратить на другие задачи.

СЭД предотвратит потерю документа и позволит следить за его статусом. При этом третьи лица не получат доступ к передаваемым данным. Еще одно преимущество такой системы – проверка документации на соответствие требуемым форматам до момента подписания. СЭД дополнительно проверит срок действия КЭП. За счет этого будет гарантирована юридическая значимость документа. Внедрение данной системы также позволит уменьшить число ошибок и повысить лояльность партнеров.

Кто обязан использовать ЭДО

Существует несколько категорий организаций и индивидуальных предпринимателей, которые обязаны использовать ЭДО для работы с определенными видами документов. В частности, без СЭД не могут обойтись участники государственных закупок. Они должны подавать заявки на участие в торгах и заключать контракты в электронном виде через единую информационную систему (ЕИС) госзакупок. СЭД также используют производители и продавцы алкоголя, маркированных товаров и другой продукции.